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Location : 5 règles pour bien organiser sa recherche de logement et son dossier

Posté par Gabrielle sur 23 juillet 2018
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Vous êtes à la recherche d’un appartement à louer ? Vous arrivez à Berlin et vous souhaitez emménager dans un appartement seul, avec des amis ou de la famille ? Qu’importent les motivations qui vous poussent à chercher un appartement, vous devez impérativement organiser votre recherche. Cela vous économisera du temps et de l’énergie, et vous permettra d’apprehender votre emménagement dans les meilleures conditions.

D’autant plus que dans une ville comme Berlin, où la demande est bien plus importante que l’offre, la recherche d’un appartement peut rapidement tourner au cauchemar. Basées sur notre expérience d’agence immobilière, voici les 5 règles d’or pour trouver rapidement et dans les meilleures conditions un appartement à louer à Berlin.

1. Votre recherche vous définirez.

La première étape pour rechercher votre appartement consiste à définir précisément ce que vous recherchez. Cela comprend :

  1. L’emplacement
  2. Le budget
  3. Le type d’appartement (1 chambre, 2 chambres etc)

Il peut être également judicieux que vous fassiez une liste de ce que vous ne voulez absolument pas ; si vous ne supportez pas monter plus de 5 étages à pied, il ne sert à rien de postuler pour un appartement au 6e sans ascenseur. Gardez-vous toutefois une certaine latitude dans vos critères, avoir en tête l’image de l’appartement de vos rêves peut vous fermer de portes. Une fois votre liste de points positifs et négatifs rédigée, vous pouvez préparer votre candidature.

2. Votre candidature vous préparerez.

À Berlin, la situation immobilière actuelle est telle (taux de vacances inférieur à 2 %) que pour louer son appartement, le propriétaire a l’embarras du choix. Afin de maximiser vos chances, vous devez être capable de montrer que vous êtes un locataire sérieux, qui lui assurera de la tranquillité. Le propriétaire vous remet un logement ; il veut être assuré de percevoir régulièrement le loyer et de ne pas avoir à s’inquiéter.

Pour cela, réalisez une candidature complète avec le plus d’informations possibles. Préparez un texte d’introduction expliquant votre recherche avec les informations importantes (votre statut, revenus ou garants, durée pour laquelle vous souhaitez emménager, animaux de compagnie, fumeur ou non etc). Expliquez les raisons de votre recherche et pourquoi l’appartement auquel vous postulez vous plaît.

Si vous cherchez à plusieurs, soyez certains d’avoir mis au clair vos conditions de recherche ensemble (voir le dernier point).

3. Vos documents vous rassemblerez.

Afin de faire une demande de location, un certain nombre de documents sont demandés par le propriétaire. Comprenez :

  1. Votre présentation personnelle (type lettre de motivation, voir 2.)
  2. Les 3 derniers bulletins de salaire de chaque personne présente dans le contrat.
  3. Un lettre de l’employeur validant votre statut de salarié et votre salaire.
  4. Un ou des garant(s), en particulier pour les étudiants qui n’ont pas de revenus fixes (« Bürgschaft »)
  5. Schufa (plus d’informations ici)
  6. Mietschuldenfreiheitbescheinigung : une lettre de votre ancien bailleur, indiquant que vous avez réglé le loyer dans les temps et que vous ne lui devez plus d’argent.
  7. Une photocopie recto-verso de votre pièce d’identité ainsi que des garants

S’il peut être judicieux de venir avec un dossier complet en version papier, sachez que les agences et les propriétaires ont tendances à préférer les documents en ligne, qui permettent une gestion plus rapide et simple des candidatures. Préparez d’avance un seul pdf avec l’ensemble des documents ; il est plus facile de gérer un pdf par personne que 10 documents pour chaque candidature. Préparez éventuellement un dossier en ligne, dont vous n’aurez plus qu’à copier l’adresse internet une fois la visite effectuée.

Si vous êtes étudiants et que vous ne pouvez pas justifier de 3 bulletins de salaire, c’est aux garants de fournir ces documents.

À ce dossier, ajoutez en pièce jointe le Selbstauskunft. Ce document vous sera remis par l’agence ou la personne en charge de la visite, il s’agit d’une sorte d’inscription à la liste des potentiels candidatures.

4. L’appartement vous sélectionnerez.

Il est inutile de répondre à toutes les annonces disponibles en ligne. Afin de bien organiser votre recherche, créez un tableur qui vous permettra de faire un suivi. Sélectionnez les quartiers où vous souhaitez habiter et renseignez les données des appartements dans votre tableur (lien vers l’annonce, loyer, surface, caractéristiques etc). Une fois votre sélection faite, envoyez vos candidatures.

Si une agence ou un particulier vous recontacte et que vous êtes incapable de situer l’appartement dont il parle, vous perdez en crédibilité et en sérieux. Vous paraîtrez désespéré et si ca ne n’élimine pas votre candidature, cela ne la favorisera pas non plus. Le but de l’agent ou du représentant du propriétaire est de trouver un locataire sérieux. Sachez répondre à ces attentes. Soyez extrêmement réactif et organisé, ces éléments vous permettront de mettre le maximum de chances de votre côté.

5. Votre visite vous organiserez.

En amont de la visite

Consultez la documentation disponible sur l’annonce, elle contient généralement l’ensemble des informations nécessaires à votre choix. Si une information vous fait défaut, contactez directement la personne en charge du logement afin de lui poser la question ; cela vous évitera un déplacement inutile, ainsi qu’à l’agence et au syndic. Faites-vous des amis plutôt que des ennemis.

Assurez-vous d’être préparé au maximum en amont de la visite : étudiez le plan de l’appartement, validez l’emplacement, vérifiez les charges et les frais. Dans l’idéal, la visite de l’appartement doit être une ultime vérification ; vous devez avoir pris votre décision avant celle-ci.

Une fois la visite effectuée

L’appartement vous convient et répond à vos critères ? Il s’agit désormais d’agir rapidement afin de garantir un maximum de visibilité à votre candidature. Après la visite, le jour même, envoyez vos documents en confirmant votre intérêt pour l’appartement. Précisez bien à partir de quand vous souhaitez prendre l’appartement et précisez le montant du loyer indiqué dans l’annonce. Structurez bien les informations dans votre email pour que ce soit facile à lire et à comprendre pour la personne qui va sélectionner le/s futur/s locataire/s.

Au bout d’une heure, appelez pour savoir si la personne a bien reçu les documents et si elle a des questions. Si la personne n’a pas pu consulter ses emails, demandez quand il le fera. Rappelez au moment indiqué par la personne. Comptez entre 2 et 3 jours ; si vous n’avez pas eu de réponse dans ce délai, relancez la personne en charge du logement. Surtout, continuez vos recherches tant que vous n’avez pas signé de contrat (vous pouvez être plus rassuré une fois que vous recevrez le contrat de location. À partir de ce moment-là, tenez votre argent à être viré ; vous aurez à transférer les deux premiers mois de loyer et la caution avant la remise des clés).

Et quand on cherche à plusieurs ?

Vous devez absolument vous coordonner. Soyez sûrs que vous êtes prêts à vivre ensemble et que vous mènerez votre recherche ensemble d’un bout à l’autre. Pour les agences autant que vos amis, il est désagréable d’être confronté à un désistement de dernière minute alors que le propriétaire à donner des son accord pour l’ensemble des personnes.

Assurez-vous d’abord d’être bien d’accord sur le type de bien que vous cherchez. Créez un dossier en ligne où vous aurez accès à l’ensemble des documents de chaque personne (1 pdf par personne), mettez à disposition de tous un calendrier pour coordonner l’organisation de vos visites. Tenez-vous informer et limitez-vous dans le temps.

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